Immer wieder berichten Kammern und Verbraucherzentralen von Anrufen bei Unternehmen, bei denen es angeblich um die "Aktualisierung von Firmendaten" oder ein "dringend benötigtes" Verbrauchsmaterial geht – am Ende steht eine überteuerte oder gar nicht bestellte Rechnung. Die Masche ist nicht neu, taucht aber immer wieder in leicht abgewandelter Form auf.
Die klassische Masche: Adressbuch- und Formularschwindel
Bei einer verbreiteten Variante rufen vermeintliche Mitarbeiter eines Verzeichnisdienstes an und bitten darum, Firmendaten "zur Aktualisierung" zu bestätigen. Das Telefonat wird oft aufgezeichnet und später als mündlicher Vertragsabschluss über einen kostenpflichtigen Eintrag in einem Branchen- oder Adressbuch ausgelegt. Parallel dazu kursieren Formulare per Fax oder E-Mail, die im Kleingedruckten eine kostenpflichtige Bestellung verstecken, obwohl sie wie eine harmlose Datenkorrektur aussehen. Industrie- und Handelskammern warnen seit Jahren vor dieser Vorgehensweise.
Die Toner-spezifische Variante
Bei Bürobedarf – insbesondere Toner – läuft die Masche oft anders: Ein Anrufer gibt sich als Lieferant aus, mit dem angeblich "schon länger" Geschäftsbeziehungen bestehen, und behauptet, ein bestimmtes Modell sei "gerade im Angebot" oder müsse "dringend nachbestellt werden", weil der bisherige Bestand laut System zur Neige gehe. Häufig wird gezielt mit Mitarbeitenden gesprochen, die keinen Überblick über laufende Lieferantenbeziehungen haben, etwa am Empfang. Das Ergebnis: überteuerte Ware, die niemand offiziell bestellt hat, oder eine Rechnung für nie gelieferte Ware.
Woran man die Maschen erkennt
Typische Warnsignale sind: Zeitdruck ("Angebot nur heute gültig"), die Bitte um mündliche Bestätigung von Daten oder Bestellungen ohne schriftliche Nachfrage, sowie Anrufer, die vorgeben, bereits Kunde oder Lieferant zu sein, ohne dass sich das intern nachvollziehen lässt. Seriöse Lieferanten bestehen nicht auf sofortiger telefonischer Zusage und akzeptieren Rückfragen anstandslos.
So schützt sich ein Büro
Am wirksamsten ist eine klare interne Regel: Telefonische Bestellungen oder Vertragsänderungen werden grundsätzlich nicht sofort bestätigt, sondern erst nach Rücksprache mit der zuständigen Person schriftlich freigegeben. Bestellungen sollten nur über bekannte, dokumentierte Ansprechpartner und Bestellwege laufen. Bei Zweifeln hilft ein Blick in die eigene Lieferantenliste oder eine kurze Rückfrage bei der zuständigen Kollegin oder dem zuständigen Kollegen, bevor irgendetwas bestätigt wird. Verdächtige Anrufe können zudem bei der zuständigen IHK oder Verbraucherzentrale gemeldet werden.
